وبلاگ
گواهی امضا در دفترخانه (ماده 20 قانون) — مراحل، مدارک و بایگانی جداگانه
گواهی امضا در دفترخانه یکی از پرتکرارترین کارهای روزمره است — و دقیقاً به همین دلیل، یکی از جاهایی است که بینظمی زودتر از همهجا خودش را نشان میدهد. کارت ملی و شناسنامهٔ امضاکننده کجا اسکن شده؟ گواهیِ فلان شماره چند ماه پیش برای چه کسی صادر شد؟ اگر بازرسی یا خودِ اربابرجوع یک نسخه بخواهد، پیدا کردنش چقدر طول میکشد؟
این راهنما دو بخش دارد: اول گواهی امضا در دفترخانه از نظر قانونی چیست و چه فرقی با تصدیق امضا و کپی برابر اصل دارد؛ بعد اینکه مستندیار چطور یک دفتر گواهی امضای جداگانه و قابلجستوجو برایش نگه میدارد.
زمان لازم: ثبت هر گواهی در مستندیار کمتر از یک دقیقه است؛ بار اضافهای که حذف میشود، جستوجوی بعدیِ همان گواهی است.
گواهی امضا در دفترخانه چیست
گواهی امضا (یا تصدیق امضا — این دو در عمل یک چیزند) یعنی سردفتر امضای فردی را ذیل یک نوشتهٔ عادی تأیید و تصدیق میکند. برخلاف تنظیم سند رسمی، سردفتر دربارهٔ محتوای نوشته اظهارنظر نمیکند و مسئولیتی دربارهٔ درستی مفادش ندارد؛ فقط گواهی میدهد که همین امضا را همین شخص، جلوی او، زده است. نوشتهای که امضایش گواهی شده «مسلمالصدور» شناخته میشود — یعنی صدورش از طرف همان شخص دیگر قابل انکار نیست. این همان تعریفی است که مادهٔ ۲۰ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران برای «دفتر گواهی امضاء» آورده: دفتری «منحصراً مخصوص تصدیق امضاء ذیل نوشتههای عادی».
یک محدودیت قانونی مهم: نوشتهای که جنبهٔ مالی دارد، از گواهی امضا خارج است و باید در قالب سند رسمی تنظیم شود.
گواهی امضا با کپی برابر اصل فرق دارد
گواهی امضا دربارهٔ امضای پای یک نوشته است. کپی برابر اصل دربارهٔ تطبیق یک رونوشت با مدرک اصلی است — کاری کاملاً جدا، با دفتر و شمارهگذاری خودش. هیچکدام دیگری را رسمی نمیکند؛ فقط دو گواهیِ متفاوت روی دو نوع کار متفاوتاند.
مدارک لازم برای گواهی امضا
- مدرک شناسایی معتبر امضاکننده (کارت ملی، شناسنامه یا معادل آن).
- اگر مدرک شناسایی مخدوش یا ناخوانا باشد، استعلام از ادارهٔ ثبت لازم است.
- خودِ نوشتهای که امضایش باید گواهی شود.
چرا دفتر گواهی امضا در مستندیار جداست
گواهی امضا سندِ ثبتآنی نیست: نسخهٔ پشتیبان و نهایی ندارد، «طرفین» به معنای خریدار و فروشنده ندارد، حقالثبت و مأخذ ندارد، و دفتر و شمارهگذاریِ مستقل خودش را دارد. به همین دلیل مستندیار آن را در همان جدولِ اسناد رسمی نمیریزد — چون نتیجهاش ستونهایی است که هرگز پر نمیشوند و آماری که دو چیز بیربط را با هم جمع میزند. بهجایش، بخش «بایگانی گواهی امضا» یک دفتر و یک فهرستِ کاملاً جدا دارد.
زیرِ پوسته موتور بایگانی همان موتور همیشگی است — گواهی امضا هم یک رکورد بایگانیشده با دستهٔ اختصاصی خودش است — ولی از نظر شما، صفحه و فهرست و شمارهگذاریاش کاملاً مستقل به نظر میرسد.
ثبت یک گواهی امضا — چه چیزی نگهداری میشود
هر ردیفِ دفتر گواهی امضا در دفترخانه اینها را نشان میدهد:
- شمارهٔ گواهی در دفتر — مستقل از شمارهٔ اسناد رسمی.
- تاریخ و ساعت — چون گواهی امضا همان روزی ثبت میشود که صادر میشود، تاریخ بهطور پیشفرض همان لحظه پر میشود.
- نام امضاکننده — تنها طرفِ این رکورد.
- موضوع نوشته — یک خط دربارهٔ اینکه گواهی برای چه چیزی صادر شده.
- تعداد مدارک پیوستشده — گواهیای که هنوز مدرکی برایش اسکن نشده، با رنگ هشدار دیده میشود؛ چون کل فایدهٔ این دفتر همان مدارکِ قابلبازیابی است.
- حقالزحمه، اگر ثبت شده باشد.
افزودن مدارک هویتی — دو راه
برای هر گواهی، مدارک هویتی امضاکننده به دو شکل اضافه میشوند:
- اسکن مستقیم — چند برگه را پشت سر هم اسکن میکنید و مستندیار خودش یک PDF از همهٔ برگهها میسازد و به همان گواهی پیوست میکند.
- افزودن فایل — اگر مدرک از قبل اسکن شده یا عکسش را با موبایل گرفتهاید، همان فایل (PDF یا تصویر) را مستقیم انتخاب میکنید؛ چند فایل همزمان هم قابل انتخاب است.
هر دو راه به یک مقصد میرسند: پوشهٔ مخصوص «مدارک» همان گواهی، زیرِ ریشهٔ جداگانهٔ گواهیهای امضا — نه زیرِ پوشهٔ اسناد رسمی. با یک کلیک هم میشود همان پوشه را مستقیم در ویندوز باز کرد.
جستوجو، ویرایش و حذف
فهرست گواهیها با نام امضاکننده یا موضوع قابل جستوجوست. هر گواهی قابل ویرایش است، و حذف آن هم مثل هر رکورد دیگرِ بایگانی نرم است — یعنی قابل بازیابی، با ثبت ممیزی، و بدون پاک شدنِ فایلهای مدارک از روی دیسک. گواهیای که پاک شود، اگر لازم شد، همچنان قابل برگرداندن است.
چرا این جدایی بهدرد یک بازرسی هم میخورد
وقتی گواهی امضا در دفترخانه دفتر و شمارهگذاریِ خودش را دارد، پاسخ به «گواهیِ فلان شماره برای چه کسی و کِی صادر شده» یک جستوجوی چند ثانیهای است، نه گشتن در میان صدها سند رسمی که ربطی به گواهی امضا ندارند. و چون مدارک هویتیِ هر گواهی مستقیماً به همان ردیف پیوستاند، لازم نیست هیچوقت به یاد بیاورید فلان کارت ملی را کجا اسکن کرده بودید.
پرسشهای پرتکرار
گواهی امضا با تصدیق امضا فرق دارد؟
نه، این دو در عمل یک مفهوماند. سردفتر امضای فرد ذیل یک نوشتهٔ عادی را تأیید میکند، بدون اظهارنظر دربارهٔ محتوای نوشته.
هر نوشتهای را میشود گواهی امضا کرد؟
نه. نوشتهای که جنبهٔ مالی دارد از گواهی امضا خارج است و باید در قالب سند رسمی تنظیم شود.
گواهی امضا با کپی برابر اصل یکی است؟
نه. گواهی امضا دربارهٔ امضای پای یک نوشته است؛ کپی برابر اصل دربارهٔ تطبیق یک رونوشت با مدرک اصلی — دو کار جدا با دفتر و شمارهگذاری جدا.
چرا گواهی امضا در مستندیار جزو اسناد رسمی نیست؟
چون از نظر ساختاری فرق دارد: نسخهٔ پشتیبان و نهایی ندارد، طرفین به معنای خریدار و فروشنده ندارد و حقالثبت و مأخذ ندارد. دفتر و فهرست جداگانه دارد تا آمار و ستونهای اسناد رسمی با آن قاطی نشود.
مدارک هویتی را چطور اضافه کنم؟
یا مستقیم از داخل مستندیار اسکن میکنید و یک PDF ساخته میشود، یا فایل از قبلآماده (PDF یا تصویر) را انتخاب میکنید. هر دو در پوشهٔ «مدارک» همان گواهی ذخیره میشوند.
اگر گواهیای را اشتباهی حذف کنم چه میشود؟
حذف نرم است و قابل بازیابی؛ فایلهای مدارک روی دیسک هم پاک نمیشوند. ثبت ممیزیِ حذف هم نگهداری میشود.
آموزشهای مرتبط
- آرشیو الکترونیکی مدارک دفترخانه و بایگانی اسناد رسمی
- بایگانی خودکار اسناد ثبت آنی
- محاسبه حق التحریر و هزینهٔ سند دفترخانه
بخش «بایگانی گواهی امضا در دفترخانه» جزئی از مستندیار — نرمافزار جامع دفتر اسناد رسمی است.
بازدید: 11