نصب خودکار نرم‌افزارهای موردنیاز دفترخانه — آموزش گام‌به‌گام

بذارید از یک صحنهٔ آشنا و کمی آزاردهنده شروع کنیم: ویندوز سیستم دفتر عوض شده، ساعت ۸ صبح است، ارباب‌رجوع پشت میز نشسته و شما دارید توی گوگل دنبال «دانلود دستینه» می‌گردید. بعدش نوبت درایور توکن است، بعد گواهی ریشه، بعد میان‌افزار کاتب… و تا ظهر هنوز یک سند ثبت نشده.

این آموزش دقیقاً دربارهٔ همین است: نصب نرم افزارهای دفترخانه به‌صورت خودکار. قرار است ببینید چطور مستندیار خودش می‌فهمد روی این سیستم چه چیزی کم است، خودش نصابش را می‌گیرد و خودش نصبش می‌کند — بدون اینکه شما حتی یک لینک دانلود پیدا کنید.

نصب نرم افزارهای دفترخانه دقیقاً یعنی چه چیزهایی

نصب نرم افزارهای دفترخانه در مستندیار یعنی همین فهرست ثابت از چیزهایی که یک سیستم دفترخانه بدونشان کار نمی‌کند. فهرست عمداً به ترتیبِ نصب چیده شده، چون اگر ترتیب رعایت نشود بعضی نصاب‌ها وسط کار خطا می‌دهند:

اگر می‌خواهید بدانید هرکدام دقیقاً به چه دردی می‌خورد، فهرست کامل نرم‌افزارهای مورد نیاز دفاتر اسناد رسمی را جدا نوشته‌ایم. این‌جا کار ما فقط نصب کردنشان است.

روش اول برای نصب نرم افزارهای دفترخانه: همان لحظهٔ آخرِ نصب مستندیار

ساده‌ترین حالت این است که کاری نکنید. وقتی نصاب مستندیار تمام می‌شود، خودش این فهرست را یک دور روی سیستم بررسی می‌کند و اگر چیزی کم باشد، یک پنجره نشانتان می‌دهد — نه ده تا:

«بله، دریافت و نصب کن» را همین حالا بزنید و بروید چایتان را آرام بخورید. بقیه‌اش خودکار است و نیازی به نشستن پای سیستم و تماشا کردن نصب نیست.

یک نکتهٔ ریز ولی مهم توی همان پنجره هست که خیلی‌ها ردش می‌کنند: عددِ «نصاب چند مورد باید دانلود شود». اگر خط اینترنت دفتر ضعیف است، همین عدد به شما می‌گوید این کار را الان انجام بدهید یا بگذارید برای بعدازظهر.

روش دوم: هر وقت که خودتان خواستید

فرض کنید آن لحظه «بعداً خودم انجام می‌دهم» را زده‌اید، یا تازه یک توکن جدید خریده‌اید. مسیرش این است:

1. مستندیار را باز کنید.
2. بروید به تنظیمات ← رفع اشکال نرم‌افزارها.
3. پایین‌تر از بخش سیلورلایت، فهرست «نرم‌افزارهای موردنیاز دفترخانه» است.
4. دکمهٔ «بررسی همه» را بزنید.

چند ثانیه بعد، جلوی هر ردیف یکی از این‌ها را می‌بینید: نصب است (با نسخه‌اش)، نصب نیست، نسخهٔ قدیمی، خراب، یا لازم نیست.

حالا یا تیک همان‌هایی را که می‌خواهید بزنید و «نصب انتخاب‌شده‌ها» را بزنید، یا جلوی یک ردیف خاص دکمهٔ «نصب» را بزنید. همین — نیازی به بستن و باز کردن دوبارهٔ برنامه هم نیست.

«نصب مجدد» کجا به درد می‌خورد؟

گاهی نرم‌افزار نصب است، برنامه هم می‌گوید نصب است، ولی کار نمی‌کند. این حالت واقعاً وجود دارد — مثلاً نصف فایل‌های دستینه پاک شده‌اند ولی نامش هنوز در «برنامه‌ها و قابلیت‌ها»ی ویندوز مانده. برای همین جلوی ردیف‌های سالم هم دکمه هست و رویش نوشته «نصب مجدد». در آن حالت تنها کاری که از دست شما بر می‌آید همین است.

روش سوم: خودِ برنامه یادتان می‌اندازد

مستندیار هر بار که بازش می‌کنید، همین بررسی را در پس‌زمینه انجام می‌دهد. اگر چیزی کم یا خراب باشد، گوشهٔ صفحه یک اعلان کوچک می‌آید. روی خودِ پیام کلیک کنید — همان پنجرهٔ نصب باز می‌شود و از همان‌جا تا آخر کار می‌رود. یعنی از دیدن مشکل تا حل شدنش، یک کلیک فاصله است.

این بررسی چیزی را کند نمی‌کند، و اگر اعصابتان را خرد می‌کند از همان صفحهٔ تنظیمات خاموش‌شدنی است.

نصب نرم افزارهای دفترخانه بدون اینترنت آزاد

خیلی از دفترخانه‌ها پشت VPN سازمانی‌اند و اینترنت آزاد ندارند. این را از اول در نظر گرفته‌ایم: مستندیار قبل از هر دانلودی، اول توی پوشهٔ redist کنار خودِ برنامه دنبال نصاب می‌گردد. اگر پیدا کند، اصلاً سراغ اینترنت نمی‌رود و روی دکمه هم به‌جای «دریافت و نصب» می‌نویسد «نصب».

یعنی کافی است یک بار فایل‌ها را با یک فلش داخل آن پوشه بریزید تا راه‌اندازی کاملاً آفلاین انجام شود — حتی اگر آن سیستم هیچ‌وقت به اینترنت وصل نشود. دکمهٔ «پوشهٔ نصاب‌های آفلاین» در همان صفحه، همین پوشه را در ویندوز باز می‌کند تا دنبال مسیرش نگردید.

خودِ فایل‌ها را هم می‌شود جدا دانلود کرد: صفحهٔ نرم‌افزارهای کاربردی دفترخانه بدون ثبت‌نام و بدون کد پیامکی باز می‌شود و دقیقاً همان نسخه‌ای را می‌دهد که نصب خودکار استفاده می‌کند.

چند چیز که بهتر است از قبل بدانید

• پنجرهٔ تأیید ویندوز اذیتتان نمی‌کند. مستندیار خودش با دسترسی مدیر بالا می‌آید، پس نصاب‌ها مستقیم از دل همان برنامه اجرا می‌شوند. برای ده قلم، ده بار «آیا اجازه می‌دهید؟» نمی‌بینید.
• فقط درایور توکنِ خودتان را نصب کنید. نصب هر چهار درایور توکن روی یک سیستم کار عاقلانه‌ای نیست و گاهی به جان هم می‌افتند.
• بعضی درایورها آخر کار ریستارت می‌خواهند. اگر وسط ضبط یک جلسه هستید، اول ضبط را تمام کنید؛ خود برنامه هم قبل از شروع همین را یادآوری می‌کند.
• توکن را قبل از نصب درایورش به سیستم نزنید. ویندوز یک درایور عمومی برایش می‌نشاند و بعد درایور اصلی روی آن نمی‌نشیند؛ درست کردنش از نصب اولیه وقت‌گیرتر است.
• سیستم ۳۲ بیتی دارید؟ ردیف‌هایی که نصابشان فقط ۶۴ بیتی است (مثل SafeNet) خودشان «لازم نیست» می‌شوند و دکمه‌شان پنهان می‌ماند.

چرا اصلاً این را خودکار کردیم

راستش، قبل‌تر این‌طور نبود. راهنمای نصب یک فایل PDF ده‌صفحه‌ای بود با اسکرین‌شات‌های ویندوز ۷ که دیگر شبیه هیچ سیستمی نبود. کاربر یا خودش گیج می‌شد، یا زنگ می‌زد و یک نفر باید تلفنی می‌گفت «حالا برو تنظیمات، بعد این، بعد آن» — نیم ساعت وقت هر دو طرف، برای کاری که خودِ کامپیوتر بهتر از هرکسی می‌تواند تشخیص بدهد چه چیزی رویش هست و چه چیزی نیست. آن روزها هر تماس یعنی یک نفر باید کار دیگری را کنار می‌گذاشت.

نصب نرم افزارهای دفترخانه دقیقاً از همین‌جا شروع شد: به‌جای نوشتن راهنمای بهتر، برنامه را طوری ساختیم که خودش راهنما را اجرا کند. حالا تماس‌های پشتیبانی دربارهٔ «چیزی نصب نمی‌شود» به‌شدت کم شده‌اند، چون بیشترشان قبل از اینکه اصلاً به یک مشکل تبدیل شوند، همان لحظهٔ نصب اول حل می‌شوند. کارشناسی که قبلاً روزی چند تماس دربارهٔ همین موضوع می‌گرفت، حالا وقتش را صرف چیزهایی می‌کند که واقعاً به کارشناس نیاز دارند.

اگر یک مورد نصب نشد

گاهی یک ردیف «نصب نشد» می‌شود. قبل از اینکه به پشتیبانی زنگ بزنید، دو کار سی‌ثانیه‌ای هست:

1. دکمهٔ «گزارش رفع اشکال» را بزنید. یک فایل متنی باز می‌شود که دقیقاً نوشته کدام نصاب اجرا شد، با چه سوییچی، و ویندوز چه کد خروجی‌ای برگرداند.
2. همان ردیف را یک بار دیگر بزنید. بخش زیادی از شکست‌ها یا از قطع شدن دانلود است، یا از اینکه نسخهٔ قدیمی همان نرم‌افزار هنوز روی سیستم مانده و باید اول حذف شود — دستینه معروف‌ترینشان است.

اگر باز هم نشد، همان فایل گزارش را برای پشتیبانی بفرستید؛ همه‌چیز داخلش هست و لازم نیست تلفنی توضیح بدهید.

یک صبح واقعی: از صفر تا اولین سند

بگذارید یک سناریوی واقعی را قدم‌به‌قدم ببینیم. سیستم تازه‌ای آورده‌اید، ویندوز رویش نصب است، و همین. مستندیار را نصب می‌کنید. آخر همان نصب، همان پنجرهٔ آشنا می‌آید: شش مورد کم است. «بله، دریافت و نصب کن» را می‌زنید.

مثل خیلی از دفاتر، ممکن است سیستم شما دقیقاً همین ترتیب را طی نکند — بعضی موارد از قبل نصب‌اند و رد می‌شوند، برخی دیگر جای خالی دارند. سه دقیقهٔ اول برای پیش‌نیازهای ویندوز می‌رود — چیزی نمی‌بینید جز یک نوار پیشرفت. دقیقهٔ چهارم تا هفتم گواهی‌های ریشه و دستینه نصب می‌شوند؛ اینجا معمولاً یک یا دو بار ویندوز از شما تأیید می‌خواهد که «واقعاً این برنامه را نصب می‌کنید؟» — طبیعی است، رد کنید. دقیقهٔ هشتم میان‌افزار کاتب تمام می‌شود و صفحه یک لحظه سیاه می‌شود؛ نگران نشوید، همان درایور اثر انگشت است که دارد سرویسش را راه می‌اندازد.

حالا نوبت توکن می‌رسد. آن را به سیستم می‌زنید، ویندوز چند ثانیه صدا تولید می‌کند، و در پنجرهٔ نصب نرم افزارهای دفترخانه ردیف توکن از «نصب نیست» به «نصب است» تغییر می‌کند. کل ماجرا از باز کردن جعبهٔ سیستم تا اولین سندی که ثبت آنی روی صفحه می‌آورید، برای اکثر دفاتر زیر بیست دقیقه است — همان چیزی که در ابتدای این آموزش گفتیم.

و اگر بعداً نسخهٔ نصاب‌ها عوض شد؟

این اتفاق مرتب می‌افتد: سازمان یک نسخهٔ تازه از میان‌افزار پخش می‌کند و نامی که در ویندوز ثبت می‌شود کمی فرق می‌کند. برای اینکه هر بار مجبور نباشید کل برنامه را عوض کنید، این فهرست از بیرون قابل اصلاح است — پشتیبانی یک فایل کوچک می‌فرستد، کنار برنامه می‌گذاریدش و همان لحظه فهرست به‌روز می‌شود.

چک‌لیست پیش از تماس با پشتیبانی

قبل از اینکه با ما تماس بگیرید، این پنج مورد را خودتان چک کنید — نصف تماس‌ها همین‌جا حل می‌شود:

اگر بعد از این پنج مورد هنوز مشکل دارید، همان فایل گزارش رفع اشکال را برای پشتیبانی بفرستید — کارشناس بدون این‌که از شما بپرسد «چه پیغامی دیدید؟» می‌تواند مستقیم بگوید مشکل کجاست. این یک فایل ساده، معمولاً چند دقیقه از رفت‌وبرگشت پرسش و جواب را حذف می‌کند.

پرسش‌های پرتکرار

آموزش‌های مرتبط

• ثبت آنی باز نمی‌شود؟ رفع مشکل سیلورلایت روی ویندوز ۱۰ و ۱۱
• اتصال به سامانه‌های ثبتی با VPN، بدون قطع شدن اینترنت بقیهٔ برنامه‌ها
• فهرست کامل نرم‌افزارهای مورد نیاز دفاتر اسناد رسمی

این بخش، بخشی از مستندیار — نرم‌افزار جامع دفتر اسناد رسمی است.