مقالات دفترخانه را در مستندیار این‌جا یک‌جا و موضوع‌به‌موضوع چیده‌ایم تا سردفتر، دفتریار یا همکاری که تازه پشت سیستم دفترخانه نشسته، بدون گشتن در آرشیو سایت به راهنمای درست برسد. هر مقاله از رفتار واقعی نرم‌افزار مستندیار و کار روزانهٔ دفترخانه نوشته شده، نه از کلی‌گویی؛ و هر جا ممکن بوده راه دستیِ همان کار هم آمده تا اگر هنوز مستندیار ندارید هم به کارتان بیاید.
متن قوانین و بخشنامه‌ها را همیشه از مرجع رسمی، یعنی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، دنبال کنید؛ این مقالات کمک می‌کنند همان مقررات را در کار روزمرهٔ دفترخانه و در مستندیار پیاده کنید.
مقالات دفترخانه به تفکیک موضوع
مقالات دفترخانه در هفت گروه آمده‌اند: از نصب نرم‌افزارهای لازم و بایگانی اسناد تا حسابداری و مالیات، ضبط جلسات و رفع خطاهای رایج سامانه‌های ثبتی. هر گروه با یک توضیح کوتاه شروع می‌شود تا بدانید کدام راهنما جواب سؤال شماست. اگر ترجیح می‌دهید مطالب را به ترتیب انتشار ببینید، چهار دستهٔ اصلی سایت هم در دسترس است: مقالات آموزشی، آموزش مستندیار، مقالات مالیاتی و مشکلات فنی دفترخانه.
نرم‌افزارهای لازم دفترخانه و نصبشان
پیش از هر چیز، سیستم دفترخانه چند نرم‌افزار و درایور مشخص لازم دارد تا ثبت آنی و کاتب اصلاً باز شوند. راهنمای اول می‌گوید هر جزء دقیقاً چه کاری می‌کند و نبودنش چه خطایی می‌دهد؛ دومی نشان می‌دهد مستندیار چطور همه را با یک تأیید نصب می‌کند و راه دستی‌اش چیست.
توکن امضا، میان‌افزار کاتب، اثر انگشت، سیلورلایت و گواهی ریشه — کاربرد هرکدام و ترتیب درست نصب.
نصب همهٔ پیش‌نیازها با یک تأیید در مستندیار، حتی بدون اینترنت آزاد؛ به‌علاوهٔ راه دستی.
بایگانی و آرشیو الکترونیکی اسناد
بایگانی کاغذی با بالا رفتن حجم اسناد خیلی زود از کنترل خارج می‌شود. این سه راهنما توضیح می‌دهند مستندیار چطور سند را مستقیم از ثبت آنی می‌خواند، مدارک هویتی را کنارش نگه می‌دارد و گواهی امضا را در دفتری جداگانه و قابل جست‌وجو بایگانی می‌کند.
چرا آرشیو الکترونیکی لازم است و مستندیار چطور سند و مدارک هویتی را بدون تایپ دستی بایگانی می‌کند.
کار روزمره: سند را دانلود کنید تا شماره، شناسه، رمز تصدیق و مشخصات طرفین خودکار خوانده شود.
گواهی امضا چه فرقی با تصدیق امضا دارد و چرا در مستندیار دفتر جداگانهٔ خودش را دارد.
محاسبهٔ هزینهٔ سند و حق‌التحریر
اولین سؤال هر مراجعه‌کننده این است که «چقدر می‌شود؟». ماشین‌حساب رایگان مستندیار بدون نصب روی موبایل کار می‌کند و راهنمای کنارش توضیح می‌دهد هر ردیفِ برگهٔ برآورد از کجا می‌آید و چرا حق‌التحریر باید از حق‌الثبت جدا بماند.
حق‌التحریر سند ملک، اجاره، رهنی، خودرو و سهم‌الارث با برگهٔ برآورد شفاف.
ماشین‌حساب آنلاین رایگان روی موبایل و داخل تلگرام و بله — بدون نصب.
حسابداری، مالیات و سامانه مؤدیان
بیشتر دردسرهای مالی دفترخانه از قاطی شدن وجوه دولتی با درآمد خودِ دفتر شروع می‌شود. این چهار مقاله مقررات مالیاتی را ساده توضیح می‌دهند و نشان می‌دهند بخش حسابداری مستندیار چطور صورتحساب الکترونیکی را آماده و به سامانه مؤدیان ارسال می‌کند.
از صفر: چرا حق‌الثبت درآمد شما نیست، دفتر درآمد و هزینه و صورتحساب الکترونیکی.
گواهی مهر سازمانی، تعرفهٔ خدمات، ثبت و ارسال صورتحساب — قدم به قدم در مستندیار.
ارزش افزودهٔ فصلی، فهرست معاملات و اظهارنامهٔ عملکرد، با مهلت هرکدام.
نرخ نقل و انتقال، سرقفلی، ارث، ساخت و فروش و ارزش افزودهٔ حق‌التحریر، با مثال.
ضبط جلسات و دوربین دفترخانه
ضبط صدا و تصویر طرفین سند، طبق بند «پ» مادهٔ ۳۴ آیین‌نامهٔ قانون دفاتر اسناد رسمی، الزام قانونی سردفتر است و بخشنامهٔ ۱۴۰۴/۱۴۴۹۲۸ سازمان ثبت برای نصب دوربین مهلت تعیین کرده. این‌جا می‌خوانید مستندیار ضبط را چطور به مدرکی قابل استناد تبدیل می‌کند.
ضبط تصویر و صدای طرفین همراه با اثر انگشت دیجیتال و رمزنگاری در مستندیار.
برای هزینهٔ وب‌کم راهکار جایگزین داریم؛ در نظرسنجی ۳۰ ثانیه‌ای نظرتان را بگویید.
سامانه‌های استعلام و سامانه ثنا
کار روزانهٔ دفترخانه بدون ده‌ها سامانهٔ استعلام پیش نمی‌رود. راهنمای اول نشانی رسمی همهٔ آن‌ها را دسته‌بندی‌شده و یک‌جا دارد و دومی خطاهای رایج سامانه ثنا را قدم‌به‌قدم رفع می‌کند.
فهرست دسته‌بندی‌شدهٔ 67 سامانهٔ رسمی که سردفتر و دفتریار هر روز لازم دارند.
فراموشی رمز، خطای سریال شناسنامه، خطاهای 337 و 1196 و شمارهٔ رسمی پشتیبانی.
رفع خطاهای ثبت آنی، توکن و کاتب
باز نشدن ثبت آنی، قطع شدن اینترنت با VPN، قفل شدن توکن یا گیر کردن قرارداد بانکی در کاتب یعنی همان لحظه در ثبت سند به مشکل بر می‌خورید. بیشتر این راهنماها هم راه دستی را می‌گویند و هم کاری را که مستندیار برای همان مشکل خودکار انجام می‌دهد.
صفحه روی Loading می‌ماند یا افزونه غیرفعال است؟ هفت کار لازم، دستی یا با یک دکمه در مستندیار.
وصل شدن به سامانه‌های ثبتی بدون این‌که اینترنت بقیهٔ برنامه‌ها قطع شود.
باز کردن قفل SafeNet، ePass3003، K3 و ST3 با SO PIN و راه چاره وقتی آن هم قفل شده.
کدام بند خودکار سنجیده می‌شود، کدام دست شماست و کدام واقعاً مانع ثبت است.
مسیر پیشنهادی مطالعه
اگر نمی‌دانید از کجا شروع کنید، یکی از این سه مسیر را بر اساس وضعیت دفترخانه‌تان انتخاب کنید:
- سیستم تازه یا دفترخانهٔ تازه‌کار: اول نرم‌افزارهای مورد نیاز، بعد نصب خودکار آن‌ها و در آخر اتصال VPN.
- فصل مالیات: اول تکالیف مالیاتی، بعد حسابداری دفترخانه و سپس ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان.
- ثبت آنی باز نمی‌شود: از رفع مشکل سیلورلایت شروع کنید؛ اگر توکن خطا داد، سراغ باز کردن قفل توکن بروید.